Secrétariat service hébergement H/F

Date limite de candidature : 29/02/2024

Vos missions en quelques mots

1. Accueil et secrétariat

· Accueil, information, conseils pour les usagers

· Boîte mail de service pôle hébergement

· Participation aux forums, salons étudiants, journées portes ouvertes

· Assistance à la responsable de pôle

· Saisies diverses dans les logiciels

· Manipulation espèces (encaissements, dons d’urgence etc)

2. Suivi des demandes de logement et attributions

· Manipulation des contingents

· Publication des disponibilités et attribution des logements

· Suivi et traitements des conventions

· Suivi des indicateurs

Traitement des dossiers

3. Suivi des débiteurs

· Relances étudiant + cautionnaire (physique et visale) en lien avec les agents d’accueil des résidences

· Optimisation du taux de recouvrement

· Contacts réguliers avec l’agence comptable

4. Suivi administratif des personnels

· Etats de présence

· Suivi arrêts maladie

· Mise à jour des fiches horaires

· Classement dossiers des personnels

· Contact avec le service RH

5. Suivi des achats / marchés

· Suivi et demande de mise en nettoyage des logements

· Demandes d’achat et constatations des services faits

· Suivi du parc automobiles (contact avec les affaires générales)

· Suivi des différents marchés (désinsectisation, ménage, veille…)

· Suivi des contrôles obligatoires

6. Divers

· Peut être appelé à faire des états des lieux/remises de clés, ou visites de sites, ou travailler depuis d’autres sites

· Secrétariat divers

. Présence sur salons et forums

Coopérations et coordinations :

– Rendre compte régulièrement à la responsable de pôle

– Relations quotidiennes avec les autres collègues et agents administratifs des résidences

Relations avec l’ensemble des personnels Crous et partenaires extérieurs

Profil recherché

– Discrétion

– Sens du service public

– Faire preuve d’initiative, de méthode, d’organisation et de rigueur

– Sens du relationnel

– Maîtrise informatique

– Souci de l’optimisation des taux de remplissage des résidences

Permis B exigé

Objectifs du poste :

– Assister la responsable de pôle et répondre à ses demandes

– Optimiser le taux de remplissage des résidences

– Réserver un accueil physique et téléphonique de qualité aux étudiants, résidents, partenaires

– Rendre compte régulièrement de son activité aux responsables de pôle