Responsable administratif/Adjoint à la cheffe de service – Pôle Hébergement

Date limite de candidature : Non renseigné

Vos missions en quelques mots

En tant que responsable administratif et adjoint à la cheffe de service, vous serez en charge de la gestion des affectations en résidences étudiantes et du suivi des dossiers des résidents.
Vous veillerez à assurer le confort et la qualité de vie des étudiants dans les résidences.

Responsable de l’équipe des veilleurs de nuit et de l’équipe administrative, vous encadrez et manager ces équipes (29 agents), organisez leur travail ainsi que la mise en place de procédures et d’outils.

Avec le responsable du pôle hébergement, vous êtes en charge de l’organisation des rentrées universitaires (supervision des différentes phases et suivi des procédures associées), de l’organisation des journées portes ouvertes, des conventions avec les différents partenaires (établissements d’enseignement supérieur), et de la gestion de cas individuels complexes lors des affectations des étudiants.

Vous êtes également en charge :

• de la gestion administrative courante : réponse aux courriers et courriels ; rédaction de conventions ; suivi des dossiers CAF ; production d’analyses et de notes de synthèse ; production de tableaux de bord (notamment suivi du taux d’occupation) ;
• du suivi des encaissements, des impayés et des procédures de recouvrement, en lien avec l’agent comptable
• Référent hygiène et respect du règlement intérieur

Profil recherché

Compétences managériales :

• Maitrise de l’organisation du travail d’une équipe et des méthodes de planification
• Capacité à expliciter ses décisions et à faire adhérer les agents dans le cadre d’une conduite du changement
• Connaissance des règles de gestion des personnels (temps de travail, évolutions, formations…)

Compétences administratives et techniques :

• Rédaction d’écrits administratifs / maitrise des outils bureautiques et numériques
• Connaissance du droit public
• Assurer la gestion administrative d’une activité
• Respect des normes et procédures

Savoir être :

• Sens de la communication, travail en équipe
• Autonomie et sens de l’initiative
• Organisation et rigueur
• Sens du service public